Aristoteles’ tips for PowerPoint

[Denne teksten er et utdrag fra forfatterens bok Bli hørt! Retorikk for et nytt årtusen (Oslo: Spartacus, 2023)].

Diktet Trollmannens lærling (Der Zauberlehrling) handler om lærlingen som utviklet magiske hjelpemidler som gjorde jobben lettere. Dessverre går det galt likevel. De magiske verktøyene overtar kommandoen, og infernoet oppstår. Diktet kunne ha handlet om PowerPoint, men gjør det ikke; forfatteren Johann Wolfgang von Goethe skrev det i 1797.

Enda tidligere, for antikkens retorikere, var det bare det muntlige ordet som telte. Ennå betød skriftspråket lite, og det visuelle brydde de seg ikke om. Sa de. Retorikken skulle være kunsten å tale overbevisende.

Indirekte kan likevel antikkens tekster leses dithen at en taler også må tenke billedlig, for antikkens filosofer og retorikere var enige om at muntlig formidling fungerer best dersom publikum kan se for seg det formidleren snakker om. Aristoteles skrev om makten som følger av gode bilder for våre øyne. Cicero skriver at den skarpeste av alle sansene våre er synssansen, og at oppfatninger mottatt av ørene eller ved refleksjon lettest kan beholdes i sinnet hvis de også blir formidlet til våre sinn via øynene. Quintilian sier at retorikken ikke når sin fulle effekt hvis den ikke fremstilles levende for øyet. Jens E. Kjeldsen har viet en hel bok til det visuelle i antikk retorikk og retorikken i det visuelle.^[1] Et kjernepunkt er at retorikkens hensiktsbestemte tankemåte er uavhengig av medium, og Kjeldsen peker på at taleren i gresk tid ble opplært til å appellere ved hjelp av det visuelle på tre måter: beskrive (descriptio), mane frem med ord (evidentia) og presentere gjenstander og mennesker for tilhørerne.

I klassisk retorikk er språklige bilder et av bevismiddelet patos’ sterkeste virkemidler. Hva husker du fra barneskolens religionstimer? Du ser for deg bilder av to fisker og fem brød, av Jesus som går på vannet og henger på korset. Kanskje fikk du hjelp av figurer på flanellografen for å se, men først og fremst var det ordene som skapte bildene.

I dag gjør presentasjonsprogrammene jobben lettere. PowerPoint (PPT) dominerer som hjelpemiddelet for alle som skal presentere muntlig, og programmene tilbyr muligheter for visuell kommunikasjon som det for få tiår siden knapt var mulig å forestille seg, gjennom lyd og bilder som er både døde og levende. Hvordan kan vi i dag best mulig anvende visuelle verktøy? Svaret er først og fremst at vi bør gjøre nettopp det: bruke PPT og andre programmer som hjelpemidler som skal supplere ordene. Da kan de gjøre nytte for seg.

Bevisstløs bruk av presentasjonsprogrammer ødelegger mye for mange. Lysbildene kan trekke oppmerksomheten bort fra deg som taler, de presenteres for raskt, og de inneholder for mange ord. Verst er det når lysbildene er talerens manus og huskelapp, der hvert skjermbilde av fylt av tekst i 14 punkt som taleren leser fra mens hen vender ryggen til publikum, og hvor taleren ser det som sin oppgave å komme raskest mulig gjennom 107 lysbilder på 15 minutter, uten å stanse et øyeblikk og prøve å se publikum i øynene, enn si få dem i tale.

En slik taler er opptatt av seg selv: benytter PPT for å gjøre jobben lettere, i stedet for å spørre seg hva som gagner publikum. Ved enhver muntlig retorisk formidling skal du være vendt mot publikum, møte dem i en sosial begivenhet der du og publikum skal knyttes sammen, og der du og ordene er viktigst. Du skal som taler utøve øyeblikkets kunst, gripe anledningen og slik oppnå toppskår i bevismiddelet etos.

Men like lite som man skal anklage reven for at den er en rev, skal vi kritisere PPT for å være et program med faste maler og mønstre, et system som anbefaler å presentere komplekse forhold gjennom punktlister, med et hav av muligheter til fiksfakserier, der symboler og bilder kommer flyvende inn på sidene. Dersom du ikke har noe å si, kan PowerPoint hjelpe deg til å si det med mye spetakkel.^[2]

Hvordan ville Cicero ha utformet og anvendt lysbilder? Han ville ha pekt på første bud for alle talere: Tenk retorisk!

Ikke begynn forberedelsene med å tenke slik: Jeg skal lage en PowerPoint! Avklar først formål, kontekst, publikum og ditt viktigste budskap. Finn så ut om visuelle hjelpemidler kan styrke og supplere ordene. Og det trenger ikke være lysbilder. Kan du vise frem noe? Et bilde? En bok? Et klesplagg? Et instrument? Kan du danse et poeng, så gjør det! Syng også om du behersker slikt. Utnytt dine særpreg og styrker!

Å forberede en muntlig presentasjon er noe annet enn å planlegge en PPT-visning, men dersom du tror publikum vil oppfatte, forstå og huske dine muntlige hovedbudskap bedre, kan du bruke lysbilder, forutsatt at situasjon, sjanger, lokale, tid og sted (konteksten!) gir anledning til slikt. Noen ganger er det klokt, ofte ikke. Du vil aldri bruke PowerPoint i en 17. mai-tale eller et innlegg i havnestyret, men stadig oftere bruker forlovere det når de holder en tale på bryllupsfesten (og mange av dem tror at det handler om å vise så mange bilder som overhodet mulig). Ofte overbeviser budskapet best bare med dine ord, gester og mimikk. Selv under TED Talks presenterer en tredjedel av deltakerne uten visuelle verktøy.^[3]

Men ofte er det ålreit med PowerPoint.

• Lysbildene kan styrke din etos fordi de viser at du virkelig har forberedt deg grundig og tar publikum på alvor.

• Lysbilder kan styrke logos-argumentasjonen; den venstre hjernehalvdelen jobber språklig analytisk, den høyre visuelt og helhetlig. Har du kurver, diagrammer og grafer du vil fortelle om? Modeller? Noe annet som kan vise, tydeliggjøre og forenkle forbindelser, sammenhenger og årsaksforhold? Enkelte temaer, for eksempel innen naturvitenskap, egner seg spesielt godt for visualisering.

• Lysbilder med fotografier kan spille på publikums følelser. Slik tilfredsstilles den antikke retorikkens krav om å forklare og forsterke budskapene ved å få hendelser og omstendigheter presentert som om publikum selv var øyevitner.

• Lysbilder kan skape variasjon. Én variant er å innlede og avslutte med deg selv som eneste medium, men med noen lysbilder som variasjon midt i presentasjonen.

Men visuelle hjelpemidler må altså ha en retorisk begrunnelse, og de må følge prinsipper for læring gjennom flere medier:^[4] Den kognitive psykologien sier at vi oppfatter, tolker og husker muntlige budskap gjennom to kanaler: den visuelle (gjennom øyet) og den auditive (gjennom ørene). Som formidlere kan vi spille på begge kanaler. Slides som inkorporerer bilder, gir publikum en reflektert læring og aktiverer bearbeidelsen av informasjon. Og tilhørerne får en behagelig opplevelse!

For å unngå at tilhørerne går seg vill i detaljer, må du tidlig i presentasjonen og underveis tegne det store bildet om temaet og fortelle hvordan du har organisert stoffet. Forskningen viser også at avstanden må være kort både i tid og rom mellom den verbale og den nonverbale informasjonen. Plasser derfor eventuell tekst i PPT-presentasjonen nær det relevante bildet eller grafikken, og fortell om det som er på skjermen mens publikum ser hva du viser frem visuelt. Understrek muntlig hva som er det viktige, for publikum får bedre utbytte av å høre ordene enn å se dem på skjermen. Bruk gjerne piler og andre virkemidler som gjør det lettere å oppfatte det du viser. I det hele tatt må du lage lysbilder som er enkle og som kun inneholder det viktigste. Skriv få ord, og fjern all unødvendig informasjon og bråkete elementer. Slett potensielt morsomme figurer, irrelevante bilder og smilefjes.

Mye informasjon både muntlig og visuelt krever pauser. Publikum må få anledning til å fordøye innholdet.

Forskningen og erfaringsbasert kunnskap gir oss entydige råd for effektfull bruk av visuelle programmer, men to spørsmål skaper uenighet: Skal du lese opp teksten på skjermen, og bør du bruke kulepunktlister?

Til det første: Ett synspunkt er at det du sier muntlig, skal supplere det som vises på skjermen, men ikke være identisk. Du skal altså ikke lese opp teksten på skjermen! Begrunnelsen finnes i faren for å overbelaste hjernens evne til å ta imot informasjon. Motsatt kan man hevde at nettopp ved å lese opp teksten styrkes og understrekes poengene, og publikum oppfatter, forstår og husker dem bedre. Dessuten unngår du at publikum må velge mellom å høre på deg eller lese teksten. Praktisk kan dilemmaet løses ved noe ingen er uenige om: Reduser tekstmengden på lysbildene til det minimale, fortell heller muntlig, men la publikum få tid til å lese teksten på skjermen før du utdyper, utbroderer og forklarer muntlig. Så kan det hende at det du skriver stort på skjermen, noen ganger er så viktig at du velger å lese det ord for ord, gjerne flere ganger. Slik gjorde Apples legendariske sjef Steve Jobs det, og slik gjør selskapet det fortsatt når de skal introdusere nye produkter. Da Apple i 2022 skulle presentere sin MacBook Air-maskin i ny design, viste de et bilde av maskinen sammen med en tekst: World’s best-selling laptop. Tre ord midt på et lysbilde sammen med et bilde av maskinen, og selskapets mann leste teksten. Publikum så nøkkelbudskapet, leste og hørte. Hemmeligheten er å bruke teknikken bare når det står om det aller viktigste: tallet, forklaringen, løsningen, konsekvensen eller et annet poeng som du svært gjerne ser at publikum tar med seg ut av lokalet. For kjenn etter: Hvor ofte har du etter en tale husket flere enn tre poenger når du kommer hjem og stikker føttene i tøflene?

Til det andre: Lister med kulepunkter fungerer fint som – nettopp – lister. Kulepunktene er likevel blitt den mest populære skyteskiven for dem som vil sende PowerPoint på teknologiens kirkegård. Kritikerne fremholder at punktlister gir mager informasjon som ikke kan formidle sammenheng og dybde, og som ødelegger for talere som prøver å få til en sammenhengende historie. TED Talks-lederen Chris Anderson sier det slik: Kuler er noe gudfaren befatter seg med.

Løsning? Også her kan vi lytte til Aristoteles, som lærte oss prinsippet alt med måte. Bare et mindretall av lysbildene dine bør inneholde kulepunkter, så få som du klarer! Og hvert lysbilde bør inneholde bare én idé. Kulepunktene kan liste opp viktige aspekter ved denne ideen.

PowerPoint i praksis

1. PowerPoint er et visuelt medium som skal støtte publikums oppfatning, forståelse og erindring. PowerPoint skal underlegges logikken i det du sier muntlig (og ikke motsatt, at lysbildene er hovedkanalen som du snakker rundt).

2. Lag enkle, rene slides. Én idé på hver slide, typisk ett bilde, eventuelt med noen få ord. Fjern alt som ikke gir publikum verdifull informasjon. Dette gjelder også navn, logoer og annen standardinformasjon.

3. Finn fotografier, grafikk og andre visuelle elementer av høy kvalitet. Vær sikker på at du har tillatelse til å bruke bildet,^[5] og opplys om kilden med liten skrift under bildet eller nede til høyre (12–14 punkter).

5. Lysbilder på skjermen egner seg for å vise prosesser, relasjoner, årsak/virkning og kompliserte sammenhenger. Lag virkningsfull grafikk! Korte lyd- eller videoklipp kan gi tilleggsinformasjon og skape variasjon.

6. Reduser antallet lysbilder med kulepunkter!

7. Legg gjerne inn spørsmål i PPT-presentasjonen. Slik kan du skape gruppediskusjon og problemløsning. Chris Anderson fra TED sier: «Ikke skriv ‘Et svart hull er noe som er så massivt at lys ikke i det hele tatt kan slippe ut.’ Skriv heller: ‘Hvor svart er et svart hull?’» Da pirrer du publikums nysgjerrighet. Dessuten kan du skape dialog.

8. Dersom du skal snakke lenge med mye ny informasjon, kan det være klokt å dele ut handouts med en disposisjon (noen knagger) og stikkord for å vise hvordan du har organisert presentasjonen. I handouten kan du også legge inn kopier av noen få viktige lysbilder. Lange tekstblokker egner seg ikke på lerretet. Lim dem heller inn i handouten, og les dem høyt. Sett gjerne av plass til egne notater.

9. Slå av fremvisningen når du ikke har relevante lysbilder. Det enkleste er å trykke B på PC-tastaturet. Når du vil tilbake til fremvisningen, trykker du på hvilken som helst tast på PC-en.

10. Ikke skriv «takk for oppmerksomheten» på siste lysbilde. Si det!

Noter

1. Jens E. Kjeldsen, Tale med billeder – tegne med ord: Det visuelle i antik retorik og retorikken i det visuelle. Oslo: Scandinavian Academic Press, 2011. ↑
2. Jens E. Kjeldsen, «The Rhetoric of PowerPoint», International Journal of Media, Technology and Lifelong Learning, 2006. ↑
3. Ted Talks (www.ted.com) er et skattkammer for deg som ønsker inspirasjon for å bli en bedre taler og formidler. ↑
4. Joanna K. Garner og Michael P. Alley, «How the Design of Presentation Slides Affects Audience Comprehension: A Case for the Assertion-Evidence Approach», International Journal of Engineering Education, 2013; Richard E. Mayer og Roxana Moreno, «Nine Ways to Reduce Cognitive Load in Multimedia Learning», Educational Psychologist. 2010; Baker, Goodboy, Bowman og Wright, «Does Teaching with PowerPoint Increase Students’ Learning? A Meta-Analysis», Computers & Education, 2018; LeFebvre, Parson, Entwistle, Boyd og Allen, «Rethinking PowerPoint Slide Design for Multimedia Learning», Journal of Educational Technology Systems, 2022. ↑
5. Noen gratiskilder: The Noun Project (https://thenounproject.com), Unsplash (https://unsplash.com) og Pexels (https://www.pexels.com). ↑